Tới dự hội nghị có các thành viên:
Ông Trần Việt Thanh - Thứ trưởng Bộ khoa học Công nghệ
Ông Trần Văn Vinh - Tổng cục Phó Tổng cục đo lường Chất lượng
Vụ đánh giá Hợp chuẩn hợp quy
Các lãnh đạo UBND Tỉnh/ Thành phố
Đại diện các Sở khoa học công nghệ và chi cục đo lường của cả nước tham dự
Các Tổ chức chứng nhận được phê duyệt đánh giá các cơ quan hành chính
Các Tổ chức Tư vấn xây dựng hệ thống Quản lý Chất lượng
Thứ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ Trần Việt Thanh phát biểu khai mạc Hội nghị
Báo cáo khẳng định: qua hơn 5 năm triển khai thực hiện Quyết định 144/2006/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động cơ quan hành chính Nhà nước và Quyết định số 118/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 về sửa đổi bổ sung một số điều của QĐ 114, tuy còn một số tồn tại nhưng việc áp dụng vào cơ quan hành chính đã mang lại hiệu quả thiết thực, hỗ trợ đắc lực mục tiêu cải cách hành chính của Nhà nước.
Năm 2011, Bộ KH&CN đã xây dựng và ban hành 2 thông tư, kiến nghị với Thủ tướng về cách thức đánh giá chứng nhận HTQLCL cho phù hợp cho phù hợp với hệ thống cơ quan hành chính Nhà nước, đã tổ chức các hội nghị sơ kết cho các Bộ và các địa phương, ngoài ra còn đôn đốc các Bộ NN&PTNT, Công thương, Y tế, Thông tin và truyền thông về triển khai áp dụng ISO tại các Bộ. Đã làm việc với các Bộ: Quốc phòng, Công an, Xây dựng… về triển khai xây dựng HTQLCL tại các Bộ.
Ông Trần Văn Vinh - Tổng cục phó - Tổng cục đo lường chất lượng phát biểu tại Hội nghị
Quang cảnh hội nghị Tổng kết
Quang cảnh hội nghị họp tổng kết
Năm 2011, Bộ KH&CN đã xây dựng và ban hành 2 thông tư, kiến nghị với Thủ tướng về cách thức đánh giá chứng nhận HTQLCL cho phù hợp cho phù hợp với hệ thống cơ quan hành chính Nhà nước, đã tổ chức các hội nghị sơ kết cho các Bộ và các địa phương, ngoài ra còn đôn đốc các Bộ NN&PTNT, Công thương, Y tế, Thông tin và truyền thông về triển khai áp dụng ISO tại các Bộ. Đã làm việc với các Bộ: Quốc phòng, Công an, Xây dựng… về triển khai xây dựng HTQLCL tại các Bộ.
Ông Trần Văn Vinh - Tổng cục phó - Tổng cục đo lường chất lượng phát biểu tại Hội nghị
Quang cảnh hội nghị Tổng kết
Quang cảnh hội nghị họp tổng kết
Hoạt động cấp giấy các nhận, chứng nhận: Tổng cục TCĐLCL đã cấp giấy xác nhận cho 7 tổ chức tư vấn, 45 thẻ chuyên gia tư vấn, 5 thẻ chuyên giua tư vấn độc lập. Đối với hoạt động đánh giá: Cấp giấy chứng nhận cho 1 tổ chức chứng nhận, 15 thẻ chuyên gia đánh giá. Đã cấp giấy chứng nhận cho 328 cơ quan hành chính nhà nước.
Trong đó có những thuận lợi và khó khăn mà DAS tham dự hội nghị này bao gồm các nội dung sau
Thay mặt cho Công ty TNHH chứng nhận D.A.S Việt Nam tôi xin gửi tới Hội nghị tham luận về việc triển khai thực hiện các quyết định số 144/2006/QĐ-TTg và quyết định số 118/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính Phủ; thông tư số 01/2010/TT-BKHCN, thông tư 09/2011/TT-BKHCN, thông tư số 27/2011/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ và thông tư số 159/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính; quyết định số 404/QĐ-TĐC của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Trong quá trình đánh giá, thẩm xét hồ sơ, kiến nghị cấp giấy chứng nhận cho các đơn vị, Tổ chức chứng nhận DAS chúng tôi nhận thấy quá trình triển khai các văn bản trên có những thuận lợi và khó khăn sau:
1. Thuận lợi
- Các văn bản pháp luật trên được ban hành kịp thời là cơ sở pháp lý cho áp dụng HT QLCL vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Thông qua Hội nghị này, chúng tôi ghi nhận những nỗ lực của Sở khoa học và công nghệ trong các hoạt động triển khai hướng dẫn các văn bản pháp luật của Chính phủ như Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg, Quyết định 118/2009/QĐ-TTg và các văn bản hướng dẫn dưới luật của Bộ khoa học công nghệ như Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN, Thông tư 09/2011/TT-BKHCN, thông tư số 27/2011/TT-BKHCN. Sở khoa học công nghệ của các tỉnh cũng đã tham mưu cho UBND tỉnh lập kế hoạch, hướng dẫn triển khai và giám sát quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cho các cơ quan hành chính trong tỉnh của mình.
- Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 được xây dựng trên cơ sở mô hình khung và kết quả Đề án 30. Tính đến thời điểm này, các thủ tục hành chính trong Đề án 30 đã được công bố công khai trên cổng thông tin điện tử của các tỉnh. Đây là một điều kiện thuận lợi cho các cơ quan hành chính nhà nước xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cũng như hoạt động tư vấn, đánh giá sự phù hợp.
- Việc đồng bộ triển khai xây dựng áp dụng ISO theo Quyết định 118 của Thủ tướng Chính phủ đảm bảo tính nhất quán của quá trình cải cách hành chính và tạo nên sự chuyển biến tích cực trong mối quan hệ giữa cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh với các tổ chức công dân.
- Đối với hoạt động chứng nhận, các văn bản của Thủ tướng và Bộ khoa học công nghệ là cơ sở để các Tổ chức chứng nhận thực hiện hoạt động đánh giá độc lập phù hợp với các quy định của quốc tế.
- Trong quá trình triển khai đánh giá và kiến nghị cấp giấy chứng nhận, Tổ chức chứng nhận luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, đặc biệt là Vụ đánh giá hợp chuẩn và hợp quy trong việc hướng dẫn cụ thể các văn bản pháp luật. Do vậy các hoạt động đánh giá của Tổ chức chứng nhận như một kênh phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát cụ thể quá trình thực hiện các văn bản trên tới từng cơ quan hành chính trong quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.
2. Khó khăn và các kiến nghị
2.1. Đối với UBND tỉnh và Sở khoa học và công nghệ.
- Sở khoa học và công nghệ cần tham mưu giúp UBND tỉnh quán triệt việc nhận thức đầy đủ Quyết định 118/2009/QĐ-TTg và thông tư số 27/2011/TT-BKHCN, đặc biệt là có biện pháp đồng bộ trong việc yêu cầu yêu cầu áp dụng 100% các thủ tục hành chính trong Đề án 30 vào hệ thống quản lý chất lượng đã, đang được xây dựng và đánh giá cấp giấy chứng nhận của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Thực tế cho thấy, các kế hoạch triển khai áp dụng HTQLCL đã được phê duyệt trước khi thông tư số 27/2011/TT-BKHCN ra đời, do đó những đơn vị đánh giá cấp giấy chứng nhận và đánh giá chứng nhận lại trong năm 2012 sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc điều chỉnh quá trình triển khai xây dựng và áp dụng 100% các thủ tục trong đề án 30.
- Nhiều UBND tỉnh chưa sát sao theo dõi quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là kiểm soát tuân thủ các yêu cầu cải cách hành chính của Chính phủ. UBND tỉnh cần tăng cường năng lực của Ban kiểm soát thủ tục hành chính, cần thống nhất các biểu mẫu báo cáo kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng thời gian, sớm và muộn so với thời gian quy định của Đề án 30. Cần thẳng thắn theo dõi và có những hoạt động phân tích thống kê đối với những thủ tục hành chính giải quyết sai so với quy định của pháp luật. Các hoạt động thống kê này phải được lưu trữ trong nhiều năm và phải có những phân tích phù hợp làm cơ sở tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các quyết sách quan trọng trong cải cách hành chính.
- Bên cạnh đó Sở khoa học và công nghệ cũng cần quan tâm tới báo cáo đánh giá tổng hợp và riêng lẻ của các Tổ chức chứng nhận đặc biệt là các kỳ đánh giá giám sát để có được bức tranh tổng thể về việc áp dụng HTQLCL tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh nhà.
2.2. Đối với Cơ quan hành chính nhà nước:
- Nhiều Trưởng ban chỉ đạo ISO tại các cơ quan hành chính nhà nước đã giao phó toàn bộ hoạt động triển khai áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng cho Thư ký – thông thường là chuyên viên phòng hành chính. Điều này làm giảm tính hiệu lực và hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, đặc biệt là những yêu cầu cải tiến HTQLCL của tiêu chuẩn ISO9001.
- Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại các đơn vị chưa thật sự sát với thực tế của đơn vị hành chính như việc ban hành mục tiêu chất lượng còn chung chung chưa hướng đến việc giảm thời gian thực hiện thủ tục hành chính, tài liệu và hồ sơ còn nhầm lẫn dẫn đến việc truy cập hồ sơ chưa tốt, việc đánh giá nội bộ chỉ mang tính hình thức chưa phát huy được tính hiệu lực và hiệu quả, việc họp xem xét lãnh đạo về hệ thống quản lý chưa tích hợp với các cuộc họp giao ban, việc ban hành các quy trình cho các phòng ban chưa mang tính HỆ THỐNG mà viết theo cách thực hiện mà cách thực hiện thì Luật hoặc các thông tư đã có hướng dẫn rồi nên Cơ quan hành chính rất rối trong quá trình thực hiện, và sản phẩm không phù hợp thì chưa hướng đến là các sản phẩm về dịch vụ …,
- Theo kinh nghiệm đánh giá của chúng tôi, trong các cơ quan hành chính nhà nước, UBND huyện là cơ quan ban hành rất nhiều các quyết định hành chính đối với các công dân. Tuy nhiên nhiều Lãnh đạo UBND cấp huyện và các chuyên viên thẩm định hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đều không nắm được yêu cầu cải cách hành chính trong Đề án 30 đã được UBND tỉnh phê duyệt. Nhiều thủ tục hành chính cấp huyện không được tuân thủ theo đúng quy trình giải quyết theo quy định của Chính phủ (từ tổ 1 cửa - phòng chuyên môn – tổ 1 cửa) điều này cản trở rất lớn đến việc áp dụng HTQLCL tại các đơn vị.
- Tại một số cơ quan hành chính nhà nước, lãnh đạo chưa quan tâm đến việc duy trì và cải tiến HT QLCL. Thể hiện qua việc tại một số cuộc đánh giá còn thiếu sự tham gia của lãnh đạo, hoặc Ban lãnh đạo không tiến hành đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo, ban hành mục tiêu chất lượng và báo cáo thực hiện mục tiêu chất lượng.
- Khi thực hiện việc triển khai đánh giá tại các cơ quan hành chính nhà nước, chuyên gia đánh giá khó tiếp cận được các vấn đề liên quan đến đánh giá thỏa mãn của khách hàng. Do việc thu thập thông tin phản hồi của tổ chức và công dân chưa được quan tâm đúng mức.
- Việc vận hành áp dụng HTQLCL là nhiệm vụ của tất cả các công chức, viên chức trong cơ quan hành chính nhà nước, trong đó một trong những yêu cầu cao nhất là sự tuân thủ cũng như các yêu cầu tham gia cải tiến hệ thống. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng khi quy trình ISO chưa được phù hợp với thực tế, khi các văn bản pháp luật có sự thay đổi liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính thì việc cập nhật vào các biểu mẫu và sửa đổi quy trình không được sửa đổi cho phù hợp. Điều này đã dẫn đến tài liệu không phù hợp, không phát huy hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản trị chất lượng.
Trong quá trình đánh giá, thẩm xét hồ sơ, kiến nghị cấp giấy chứng nhận cho các đơn vị, Tổ chức chứng nhận DAS chúng tôi nhận thấy quá trình triển khai các văn bản trên có những thuận lợi và khó khăn sau:
1. Thuận lợi
- Các văn bản pháp luật trên được ban hành kịp thời là cơ sở pháp lý cho áp dụng HT QLCL vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Thông qua Hội nghị này, chúng tôi ghi nhận những nỗ lực của Sở khoa học và công nghệ trong các hoạt động triển khai hướng dẫn các văn bản pháp luật của Chính phủ như Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg, Quyết định 118/2009/QĐ-TTg và các văn bản hướng dẫn dưới luật của Bộ khoa học công nghệ như Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN, Thông tư 09/2011/TT-BKHCN, thông tư số 27/2011/TT-BKHCN. Sở khoa học công nghệ của các tỉnh cũng đã tham mưu cho UBND tỉnh lập kế hoạch, hướng dẫn triển khai và giám sát quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cho các cơ quan hành chính trong tỉnh của mình.
- Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 được xây dựng trên cơ sở mô hình khung và kết quả Đề án 30. Tính đến thời điểm này, các thủ tục hành chính trong Đề án 30 đã được công bố công khai trên cổng thông tin điện tử của các tỉnh. Đây là một điều kiện thuận lợi cho các cơ quan hành chính nhà nước xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng cũng như hoạt động tư vấn, đánh giá sự phù hợp.
- Việc đồng bộ triển khai xây dựng áp dụng ISO theo Quyết định 118 của Thủ tướng Chính phủ đảm bảo tính nhất quán của quá trình cải cách hành chính và tạo nên sự chuyển biến tích cực trong mối quan hệ giữa cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh với các tổ chức công dân.
- Đối với hoạt động chứng nhận, các văn bản của Thủ tướng và Bộ khoa học công nghệ là cơ sở để các Tổ chức chứng nhận thực hiện hoạt động đánh giá độc lập phù hợp với các quy định của quốc tế.
- Trong quá trình triển khai đánh giá và kiến nghị cấp giấy chứng nhận, Tổ chức chứng nhận luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, đặc biệt là Vụ đánh giá hợp chuẩn và hợp quy trong việc hướng dẫn cụ thể các văn bản pháp luật. Do vậy các hoạt động đánh giá của Tổ chức chứng nhận như một kênh phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát cụ thể quá trình thực hiện các văn bản trên tới từng cơ quan hành chính trong quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng.
2. Khó khăn và các kiến nghị
2.1. Đối với UBND tỉnh và Sở khoa học và công nghệ.
- Sở khoa học và công nghệ cần tham mưu giúp UBND tỉnh quán triệt việc nhận thức đầy đủ Quyết định 118/2009/QĐ-TTg và thông tư số 27/2011/TT-BKHCN, đặc biệt là có biện pháp đồng bộ trong việc yêu cầu yêu cầu áp dụng 100% các thủ tục hành chính trong Đề án 30 vào hệ thống quản lý chất lượng đã, đang được xây dựng và đánh giá cấp giấy chứng nhận của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Thực tế cho thấy, các kế hoạch triển khai áp dụng HTQLCL đã được phê duyệt trước khi thông tư số 27/2011/TT-BKHCN ra đời, do đó những đơn vị đánh giá cấp giấy chứng nhận và đánh giá chứng nhận lại trong năm 2012 sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc điều chỉnh quá trình triển khai xây dựng và áp dụng 100% các thủ tục trong đề án 30.
- Nhiều UBND tỉnh chưa sát sao theo dõi quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là kiểm soát tuân thủ các yêu cầu cải cách hành chính của Chính phủ. UBND tỉnh cần tăng cường năng lực của Ban kiểm soát thủ tục hành chính, cần thống nhất các biểu mẫu báo cáo kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng thời gian, sớm và muộn so với thời gian quy định của Đề án 30. Cần thẳng thắn theo dõi và có những hoạt động phân tích thống kê đối với những thủ tục hành chính giải quyết sai so với quy định của pháp luật. Các hoạt động thống kê này phải được lưu trữ trong nhiều năm và phải có những phân tích phù hợp làm cơ sở tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các quyết sách quan trọng trong cải cách hành chính.
- Bên cạnh đó Sở khoa học và công nghệ cũng cần quan tâm tới báo cáo đánh giá tổng hợp và riêng lẻ của các Tổ chức chứng nhận đặc biệt là các kỳ đánh giá giám sát để có được bức tranh tổng thể về việc áp dụng HTQLCL tại các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh nhà.
2.2. Đối với Cơ quan hành chính nhà nước:
- Nhiều Trưởng ban chỉ đạo ISO tại các cơ quan hành chính nhà nước đã giao phó toàn bộ hoạt động triển khai áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng cho Thư ký – thông thường là chuyên viên phòng hành chính. Điều này làm giảm tính hiệu lực và hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, đặc biệt là những yêu cầu cải tiến HTQLCL của tiêu chuẩn ISO9001.
- Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại các đơn vị chưa thật sự sát với thực tế của đơn vị hành chính như việc ban hành mục tiêu chất lượng còn chung chung chưa hướng đến việc giảm thời gian thực hiện thủ tục hành chính, tài liệu và hồ sơ còn nhầm lẫn dẫn đến việc truy cập hồ sơ chưa tốt, việc đánh giá nội bộ chỉ mang tính hình thức chưa phát huy được tính hiệu lực và hiệu quả, việc họp xem xét lãnh đạo về hệ thống quản lý chưa tích hợp với các cuộc họp giao ban, việc ban hành các quy trình cho các phòng ban chưa mang tính HỆ THỐNG mà viết theo cách thực hiện mà cách thực hiện thì Luật hoặc các thông tư đã có hướng dẫn rồi nên Cơ quan hành chính rất rối trong quá trình thực hiện, và sản phẩm không phù hợp thì chưa hướng đến là các sản phẩm về dịch vụ …,
- Theo kinh nghiệm đánh giá của chúng tôi, trong các cơ quan hành chính nhà nước, UBND huyện là cơ quan ban hành rất nhiều các quyết định hành chính đối với các công dân. Tuy nhiên nhiều Lãnh đạo UBND cấp huyện và các chuyên viên thẩm định hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đều không nắm được yêu cầu cải cách hành chính trong Đề án 30 đã được UBND tỉnh phê duyệt. Nhiều thủ tục hành chính cấp huyện không được tuân thủ theo đúng quy trình giải quyết theo quy định của Chính phủ (từ tổ 1 cửa - phòng chuyên môn – tổ 1 cửa) điều này cản trở rất lớn đến việc áp dụng HTQLCL tại các đơn vị.
- Tại một số cơ quan hành chính nhà nước, lãnh đạo chưa quan tâm đến việc duy trì và cải tiến HT QLCL. Thể hiện qua việc tại một số cuộc đánh giá còn thiếu sự tham gia của lãnh đạo, hoặc Ban lãnh đạo không tiến hành đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo, ban hành mục tiêu chất lượng và báo cáo thực hiện mục tiêu chất lượng.
- Khi thực hiện việc triển khai đánh giá tại các cơ quan hành chính nhà nước, chuyên gia đánh giá khó tiếp cận được các vấn đề liên quan đến đánh giá thỏa mãn của khách hàng. Do việc thu thập thông tin phản hồi của tổ chức và công dân chưa được quan tâm đúng mức.
- Việc vận hành áp dụng HTQLCL là nhiệm vụ của tất cả các công chức, viên chức trong cơ quan hành chính nhà nước, trong đó một trong những yêu cầu cao nhất là sự tuân thủ cũng như các yêu cầu tham gia cải tiến hệ thống. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng khi quy trình ISO chưa được phù hợp với thực tế, khi các văn bản pháp luật có sự thay đổi liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính thì việc cập nhật vào các biểu mẫu và sửa đổi quy trình không được sửa đổi cho phù hợp. Điều này đã dẫn đến tài liệu không phù hợp, không phát huy hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản trị chất lượng.